Introducción

La cobertura en tiempo de los repuestos y consumibles es un tema muy interesante en lo que respecta al módulo de Niveles de inventario, abastecimiento y requisiciones. La cobertura nos permite saber, y visualizar de manera gráfica, el tiempo aproximado en días en que vamos a tener existencias de un determinado repuesto o consumible.

Muchas veces conocer simplemente la cantidad de existencias que tenemos de un determinado repuesto, no nos dice si dichas existencias son suficientes o no como para cubrir un determinado periodo de tiempo. Sin embargo, visto las existencias en tiempo, nos permite despreocuparnos de las cantidades y más bien preocuparnos si las cantidades que tenemos son suficientes como para cubrir los próximos 30 días, 60 días, 90 días, etc. Si nosotros sabemos que de todos los repuestos estamos cubiertos por lo menos para los siguientes 30 días, y lo vamos monitoreando, estaremos tranquilos y despreocupados de tener que hacer pedidos de emergencia.

Métodos de cálculo para la cobertura

La cobertura se puede calcular de 2 maneras:

1. Estableciendo la rotación promedio que tiene el repuesto o el consumible diariamente, es decir, estableciendo el consumo promedio diario del repuesto o consumible.

En este caso la cobertura se calcula dividiendo las existencias entre la rotación y nos da los días que nos durarán dichas existencias.

2. Con base en el flujo de recursos de los mantenimientos programados en el programa de Gestión de Mantenimiento MP. Para utilizar este método es muy importante asignar previamente los recursos que se utilizan al realizar cada una de las actividades de mantenimiento de los equipos. (para más información, consultar Asignación de recursos a equipos y actividades de mantenimiento)

Como requisito también, se deben calcular continuamente el flujo de recursos. Este flujo de recursos examina en el programa de Gestión de Mantenimiento MP todas las actividades de mantenimiento programadas para los equipos, y de esta forma, es posible saber la cantidad de cada recurso que se tiene programado utilizar para cada día.

¿Qué método de cálculo para la cobertura es conveniente utilizar?

Cálculo de la cobertura con base en la rotación. Esta forma de calcular la cobertura es útil cuando:

  • Se tiene un consumo constante del repuesto o consumible.
  • No se han asignado recursos a las actividades de mantenimiento de los equipos en el programa de Gestión de Mantenimiento MP.

Cálculo de la cobertura con base en el flujo de recursos. Esta forma de calcular la cobertura es útil cuando:

  • No se tiene un consumo constante del repuesto o consumible
  • Se han asignado recursos a las actividades de mantenimiento de los equipos en el programa de Gestión de Mantenimiento MP

Para aquellos casos donde el consumo del repuesto no es constante (o dicho en otras palabras, es esporádico) y tampoco se tiene asignado el repuesto a alguna actividad de mantenimiento en algún equipo, se aconseja en estos casos no utilizar ningún método de calculo para evitar malas interpretaciones.

Edición de la rotación para el cálculo de la cobertura

La rotación de los repuestos y consumibles se puede especificar desde diferentes módulos en el Inventario de Repuestos.

Los niveles de inventario y el tiempo de procuramiento se pueden especificar desde diferentes módulos en el Inventario de Repuestos.

1. Desde el submenú en el módulo de Niveles de inventario, abastecimiento y requisiciones

2. Desde el submenú en el módulo de Repuestos y consumibles

3. Desde el submenú en el módulo de Almacenes

Previamente se podrá haber elegido un solo repuesto, o bien, una selección de repuestos.

Al presentarse la pantalla, debes dar clic en el botón editar en la barra de herramientas.

Cálculo de la rotación con base en los movimientos de salida

Una forma práctica de calcular la rotación de algún repuesto o consumible es analizando los movimientos de salida que ha tenido dicho repuesto. El Inventario de Repuestos cuenta con una utilería que nos permite calcular fácilmente estos valores.

En la pantalla donde se muestra el resumen de los niveles de inventario, tiempo de procuramiento, rotación y demás, da clic en el botón Calcular rotación y niveles en base a criterios.

Selecciona los meses que deseas abarcar para analizar las salidas del repuesto, ya que, dependiendo de la cantidad de meses elegidos, el valor de la rotación puede variar.

Aconsejamos calcular y utilizar el método de rotación para el cálculo de la cobertura siempre y cuando el consumo del consumible sea más o menos uniforme. De lo contrario es aconsejable dejar este valor en 0 (cero) y utilizar otro método de cálculo.

Cálculo óptimo de los niveles de inventario con base en la rotación

Cuando tenemos para los repuestos su rotación especificada, cuando editamos los niveles mínimo, óptimo y máximo, al lado derecho nos aparece la cobertura para darnos una idea de los días que tendríamos cubiertos en cada caso.

Una forma práctica de calcular los niveles de inventario es utilizando la rotación de cada uno de los repuestos o consumibles. El Inventario de Repuestos cuenta con una utilería que nos permite calcular fácilmente estos valores.

En la pantalla donde se muestra el resumen de los niveles de inventario, tiempo de procuramiento, rotación y demás, da clic en el botón Calcular rotación y niveles en base a criterios.

Aquí tenemos la opción de calcular nuestros niveles dependiendo de cuantos días queremos cubrir para tener existencias y no tener que estar haciendo compras continuamente. Este valor se calcula simplemente dividiendo los días que queremos cubrir entre la rotación, y eso nos va a calcular el valor de existencias adecuado para cada repuesto.

Otra forma de calcular nuestros niveles es con base en el tiempo de procuramiento de cada repuesto. Como dijimos anteriormente, es recomendable siempre que el nivel mínimo sea mayor al tiempo de procuramiento para cada producto. De esta forma evitaremos el quedarnos sin existencias.

En cada caso, selecciona los días que deseas para cada nivel y listo.

Es posible que, para cada repuesto o familia de repuestos, los criterios para el cálculo sean distintos. Por lo mismo, se puede seleccionar previamente un grupo de repuestos y utilizar un criterio. Luego seleccionar otro grupo de repuestos y utilizar otro criterio.

Generación del flujo de recursos para el cálculo de la cobertura

Otra forma de poder calcular la cobertura en tiempo de nuestro inventario es a través del flujo de recursos. El flujo de recursos examina en el programa de Gestión de Mantenimiento MP todas las actividades de mantenimiento programadas para los equipos, y de esta forma, es posible saber la cantidad de cada recurso que se tiene programado utilizar para cada día. Este método es útil cuando se tienen adecuadamente asignados recursos a las actividades de mantenimiento ya que de ello dependerá el buen cálculo de los requerimientos de repuestos a futuro.

Para calcular un flujo de recursos debes dar clic en el botón Generar flujo de recursos del submenú y luego dar clic en el botón Generar flujo de recursos.

El Inventario de Repuestos analiza todos los almacenes y sus respectivas bases de datos de mantenimiento ligadas. Si se quiere consultar la información  de lo que se calculó, se puede consultar a través del botón Consultar flujo de recursos.

Es muy importante estar calculando continuamente este flujo, ya que la información varía con el tiempo dependiendo de todo lo que se haya actualizado en el programa de Gestión de Mantenimiento MP. Para ello la ventana nos muestra la fecha de cuando se realizó el último cálculo, así como nos irá notificando el programa cuando sea conveniente volver a calcular el flujo.

Toma en cuenta que cuanto más seguido estemos recalculando el flujo de recursos, más exacta será la programación y más exacta será la estimación de la cobertura.

Entendiendo el calendario de cobertura

A continuación se explica como interpretar el calendario de la cobertura.

Rango en color verde: es el rango, a partir de hoy, en el que nuestras existencias estarán por arriba del nivel mínimo.

Rango en color amarillo: es el rango, a partir de hoy, en el que nuestras existencias estarán por debajo del nivel mínimo.

Marca (pequeña) color rojo quemado: indica el punto en el que llegaremos al tiempo de procuramiento del repuesto. Este punto es crítico ya que, pasado este punto, cualquier pedido que hagamos posterior a esa fecha no nos llegará a tiempo y muy probable nos quedemos sin existencias.

Marca (grande) color rojo brillante: es el día en el que nuestras existencias llegarán a ser 0 (cero).

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