En el tema anterior se explica como agregar o editar herramientas.

En este tema nos enfocaremos en la explicación particular de cada concepto:

    • Descipción
    • Código
    • Unidad
    • Clasificación 1
    • Clasificación 2
    • Especificaciones técnicas, imágenes y archivos adjuntos
    • Localización
    • Existencias Iniciales
    • Costos iniciales

Descripción de la herramienta

Permite capturar una breve descripción de la herramienta con hasta 140 caracteres. Si se requiere mayor espacio para más detalles podrás utilizar el campo de especificaciones.

Código

El Código es un identificador único que el programa utiliza para identificar de forma fácil las herramientas o instrumentos.
Con base en este código el programa control de herramientas genera automáticamente el código de barras que se podrá imprimir en etiquetas y adherirse a la herramienta para su fácil y rápida identificación.

Unidad de medida

El campo unidad permite indicar la unidad de medida con la que se podrán cuantificar claramente las existencias de nuestro inventario, ayudando a la correcta interpretación de las cantidades, los siguientes son algunos ejemplos de unidades de medida:

  • Pieza
  • Juego
  • Etc.

Al momento de editar una herramienta, la unidad de medida se selecciona de una lista contenida en un catálogo auxiliar de unidades. Si la unidad de medida deseada no se encuentra aún registrada, es posible agregarla al catálogo auxiliar de unidades en ese momento, sin necesidad de abandonar la pantalla de captura de herramientas, haciendo clic en el ícono de Agregar al catálogo situado a la derecha del campo.

Para editar o eliminar una unidad de medida del catálogo auxiliar de inidades, es necesario ir al módulo de Catálogos auxiliares.

Clasificaciones

Los campos “Clasificación 1 y 2” permiten clasificar las herramientas por dos criterios diferentes que establecemos conforme a las necesidades particulares de clasificación.

Ejemplo de un Catálogo Auxiliar de Clasificaciones:

CLASIFICACIÓN 1 CLASIFICACIÓN 2
FERRETERÍA
AUTORMOTRÍZ
ELÉCTRICA
SEGURIDAD
ALBAÑILERÍA
HOJALATERÍA
MECÁNICO
HERRERÍA
ETIQUETADO
MEDICIÓN
COMUNICACIÓN
ELÉCTRICA
MANUAL
HIDRÁHULICA
NEUMÁTICA

Al momento de editar una herramienta, la clasificación del repuesto se selecciona de una lista contenida en un catálogo auxiliar de clasificaciones. Si la clasificación deseada no se encuentra aún registrada, la podemos agregar al catálogo auxiliar de clasificaciones en ese momento, sin necesidad de abandonar la pantalla de captura de repuestos, haciendo clic en el ícono de Agregar al catálogo situado a la derecha del campo.

Un ejemplo práctico de aplicación de los campos de “Clasificación 1 y 2” podría verse en la agrupación del catálogo de herramientas.

Para editar o eliminar una clasificación del catálogo auxiliar de clasificaciones, es necesario ir al módulo de Catálogos auxiliares.

Especificaciones, imágenes y archivos adjuntos

El sistema de control de herramientas permite complementar la información de tus herramientas con especificaciones, imágenes y archivos adjuntos, quedando esta información disponible para consulta rápida desde el panel de información.

En el campo de especificaciones, el programa permite capturar libremente en texto las características y detalles especiales de la herramienta, las cuales se podrán consultar desde el panel de información.

Las imágenes permiten documentar la información de la herramienta con fotografías, diagramas, etc. Puedes también asociar archivos de Word, Excel, PDF, etc., con información complementaria como podrían ser manuales uso, fichas técnicas, etc. Al momento de visualizar los archivos adjuntos el sistema abrirá el archivo con la aplicación que se encuentre configurada en la computadora para abrir por omisión el tipo de archivo.

Para asociar una imagen a una herramienta es necesario primero importar la imagen al catálogo auxiliar de imágenes del sistema de control de herramientas. Una vez importada la imagen al catálogo se procede a asociarla con la herramienta. Esto es porque las imágenes se guardan en la base de datos del sistema y de esta manera no importará que se mueva o se borre el origen de las imágenes.

Para la administración de las imágenes y archivos adjuntos, diríjete al módulo de Catálogos auxiliares desde el Menú principal.

Catálogo auxiliar de imágenes

El catálogo auxiliar de imágenes se forma importando imágenes al sistema de control de herramientas para asociarlas a las herramientas. Basta con agregarlas una sóla vez a la base de datos y estarán disponibles aún cuando se borre, mueva o pierda el archivo de origen de dichas imágenes.

El catálogo auxiliar de imágenes permite agrupar las imágenes, por ejemplo imágenes de destornilladores, herramientas hidráulicas, herramientas neumáticas, etc.

Catálogo auxiliar de archivos adjuntos

Todos los archivos adjuntos en el sistema de control de herramientas se incluyen en el catálogo auxiliar de archivos adjuntos, una vez cargados en el sistema, es posible asignarlos a distintos herramientas. Los archivos adjuntos pueden clasificarse y agruparse de acuerdo a su naturaleza, como pueden ser, manuales de uso, garantías, hojas de datos o documentos en general.

Almacenes que manejan la herramienta

Al momento de agregar una herramienta al catálogo, el sistema de control de herramientas permite indicar en qué almacenes estará activa la herramienta. Luego entonces, en caso de tener más de un almacén podemos elegir el o los almacenes que manejarán dicha herramienta.

Localización en el almacén

El sistema de control de herramientas permite documentar el lugar en que se encuentra físicamente la herramienta dentro del almacen (Ej. pasillo, anaquel o nivel), facilitando con esto su ubicación al momento de ser requerida.

Otra manera de indicar la localización de las herramientas es mediante la acción del submenú Localizaciones, selecciona las herramientas de la malla y luego selecciona la acción Localizaciones dentro del submenú.

Se abrirá una malla modificable con el campo de localización para capturar la localización de las herramientas en el o los almacenes. Esta localización puede ser modificada en cualquier momento.

La localización de las herramientas en los almacenes se puede editar desde el módulo de Herramientas, así como desde el módulo de Almacenes.

Existencias y costos iniciales

Las existencias y costos iniciales de una herramienta son variables en cada almacén al igual que su localización.

El registro de existencias y costos iniciales es el proceso con el cual el usuario indica la situación inicial de su inventario para poder comenzar a trabajar y generar movimientos de entrada y de salida, movimientos de resguardos y devoluciones, para poder realizar consultas con los valores actualizados.

La versatilidad del sistema de control de herramientas de la suite MP versión 10 le permite registrar sus existencias iniciales al momento de crear herramientas y almacenes, o bien, posteriormente permite editar de forma individual o masiva las existencias iniciales, costo inicial y localización de las herramientas en los diferentes almacenes.

También para facilidad y agilidad en la implementación del sistema de control de herramientas, el usuario puede comenzar a trabajar con las herramientas a los cuales les ha capturado sus valores iniciales, evitando así, tener que capturar los valores iniciales de todos las herramientas para comenzar a utilizar el sistema. Es importante señalar que una vez que se ha realizado un movimiento con una herramienta, no se podrán realizar modificaciones de los registros iniciales (existencia inicial y costo inicial) de esa herramienta en el almacén en que se realizó el movimiento.

El registro de existencias iniciales se puede realizar desde el módulo Herramientas y desde el módulo Almacenes.

Desde el módulo de Herramientas pueden registrar las existencias iniciales de las herramientas en cada uno de los almacenes; en cambio, en el módulo de Almacenes, se registra la existencia inicial de las herramientas que se contienen en el almacén seleccionado.

Para capturar los valores iniciales de sus herramientas desde el módulo de Herramientas y seleccione en el submenú Almacenes y existencias iniciales.

Se habilitará la edición múltiple en la malla para registrar la información. Esta malla permite seleccionar las herramientas que se tienen en el almacén marcando la casilla de selección, modificar la existencia inicial y modificar el costo inicial de las herramientas seleccionadas. Es importante señalar que no es posible modificar los valores iniciales de las herramientas a los cuales se les ha generado un movimiento previamente y por lo tanto se encontrará marcado el ícono de movimientos.

Nota: La herramienta solo se bloquea en el almacén desde donde se generó el movimiento.

Herramientas controladas por número de serie

Existen herramientas especiales que, por su valor, controlarlas en forma independiente por número de serie resulta muy conveniente. El programa Control de Herramientas te da la opción de controlar por su número de serie las herramientas que tú así decidas hacerlo.

Lo anterior te permitirá además de saber qué herramientas entregaste a cada empleado en resguardo, saber con precisión el número de serie de la herramienta que le entregaste.

Al momento de editar el catálogo de herramientas, el programa te permite indicar aquellas que deseas controlar por número de serie.

Al ingresar las existencias iniciales o ingresar nuevas herramientas al almacén deberás ingresar el número de serie de la herramienta. Lo mismo sucederá cada vez que generes un movimiento de resguardo, en el cual el programa te solicitará que selecciones el número de serie de la herramienta que estás entregando.

Por ejemplo, supóngase que editaste en el catálogo la herramienta osciloscopio y que marcaste la casilla en la que indicaste que deseas controlar esta herramienta por número de serie. Al momento de editar las existencias iniciales, el programa te solicitará que proporciones el número de serie de cada uno de los osciloscopios que tengas. Al momento de generar un movimiento de resguardo de alguno de los osciloscopios, el programa te solicitará que especifiques el número de serie del osciloscopio que estás entregando en resguardo.

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