¿Qué es un resguardo?

Por resguardo debe entenderse la salida de una herramienta del almacén por préstamo temporal de la misma a un trabajador para el desempeño de sus actividades. Nótese que, en este caso, la herramienta sigue siendo parte de los activos del almacén, aunque temporalmente no se encuentre físicamente en el almacén.

El objeto del programa Control de herramientas es precisamente el control de las herramientas que se entregan en resguardo a los trabajadores.

Movimientos entrada/salida vs. resguardos/devoluciones

Existe una diferencia muy importante a considerar entre movimientos de entradas y salidas vs. movimientos de resguardo o devolución de herramientas.

Movimientos de entrada.
Se considera movimiento de entrada, el ingreso de herramientas al almacén por adquisición, compra, fabricación, traspaso, etc., modificando los activos del almacén.

Movimientos de salida.
Se consideran movimientos de salida cuando una herramienta deja de formar parte del almacén por haber llegado el fin de su vida útil, perdida, desgaste, venta, traspaso, etc., modificando los activos del almacén.

Movimientos de resguardo.
Un movimiento de resguardo es la salida de una herramienta por préstamo temporal de la misma a un trabajador para el desempeño de sus actividades. Nótese que, en este caso, la herramienta sigue siendo parte de los activos del almacén, aunque temporalmente no se encuentre físicamente en el almacén,

Movimiento de devolución.
Cuando un trabajador devuelve una herramienta que le fue entregada previamente en resguardo, ésta ingresa al almacén, pero no modifica el activo del almacén, toda vez que cuando la herramienta se encontraba bajo el resguardo del trabajador, ésta nunca dejó de formar parte del almacén.

El objeto de esta aplicación es precisamente el control de las herramientas, ya sea que éstas se encuentren físicamente en el almacén o temporalmente bajo el resguardo de un trabajador, a manera de poder conocer al instante donde está cada una de las herramientas, aparatos o instrumentos que forman el activo del almacén.

Generación de un movimiento de resguardo

Cuando el encargado del almacén de herramientas entrega una herramienta en resguardo a un trabajador, deberá generar un movimiento de resguardo

Generar los movimientos de resguardo permitirá consultar quien tiene en su poder las herramientas.

Para generar un movimiento de resguardo, accesa al módulo Resguardos y devoluciones del menú principal. Enseguida presiona la herramienta “Resguardo” para generar el movimiento. Completa los datos que se te piden en la ventana como almacén del cual se saca la herramienta, nombre del empleado que la recibe y la lista de herramientas que se le están entregando.

Si la herramienta que estás prestando en resguardo se controla por número de serie, deberás indicarlo y así sabrás específicamente cual fue la herramienta que le prestaste.

Al terminar, podrás imprimir un documento en el que el trabajador podrá estampar su firma como comprobante del préstamo o resguardo de las herramientas que está recibiendo.

Al generar los movimientos de resguardo, podrás consultar las existencias que tienes disponibles en el almacén y las que están en resguardo. Supóngase por ejemplo que tienes 5 taladros y entregas 2 en resguardo. El programa seguirá manejando que tienes 5 taladros, pero además te informará que de esos 5 taladros tienes 3 disponibles en el almacén y 2 en resguardo. Si deseas en un momento dado rastrear donde están tus taladros, el programa te informará el nombre de las personas que tienen los 2 taladros en resguardo.

Paquetes de herramientas

Los paquetes son conjuntos de herramientas que se tienen previamente guardados para facilitar el registro de resguardos.

Por ejemplo, un paquete de herramienta básico podría constar de una caja de herramienta, unas pinzas, un desarmador plano y uno de cruz, un juego de llaves españolas, etc..

Al generar un documento de resguardo, el usuario puede importar alguno de estos paquetes almacenados y automáticamente se cargan en el documento de resguardo todas las herramientas contenidas en el paquete.

Los paquetes de herramientas se administran desde los catálogos auxiliares, desde el menú principal ingresa a al módulo Catálogos auxiliares para agregar, editar o eliminar los paquetes.

Consultar disponibilidad de herramientas

Por disponibilidad deben entenderse las herramientas que están en el almacén disponibles para ser prestadas a un trabajador. Por lo tanto, debe entenderse que las herramientas que están en resguardo de otros trabajadores, no están disponibles hasta que éstas sean devueltas.

En el módulo Almacenes podrás consultar las existencias totales, existencias disponibles y existencias en resguardo. Podrás consultar además la localización de la herramienta dentro del almacén.

Al entrar al módulo Almacenes, si tienes varios almacenes, selecciona un almacén. Podrás consultar cuántas herramientas tienes disponibles y
cuántas herramientas están en resguardo, así como su ubicación en el almacén.

Consultar disponibilidad de una herramienta determinada

Utiliza las herramientas de filtro para buscar una herramienta determinada, podrás observar cuántas tienes disponibles y cuántas están en resguardo. Para más información, selecciona la herramienta y abre el panel de información.

Generación de un movimiento de devolución

Cuando el empleado o trabajador devuelve la o las herramientas que tiene en resguardo, el almacenista deberá generar un movimiento de devolución.

Al generar un movimiento de devolución, la o las herramientas devueltas vuelven a quedar disponibles para prestarlas a otro trabajador.

Para generar un movimiento de resguardo, accesa al módulo Resguardos y devoluciones del menú principal. Enseguida presiona la herramienta “Devolución” para generar el movimiento. Indica en la ventana el nombre del empleado y el programa desplegará la lista de herramientas que dicho empleado tiene en resguardo.

Selecciona la o las herramientas que está devolviendo, indica la cantidad y presiona Aceptar.

Si la herramienta que está devolviendo se controla por número de serie, deberás a continuación  indicar el número de serie.

Al terminar, podrás imprimir un documento en el que el almacenista podrá estampar su firma como comprobante para el trabajador que la herramienta fue devuelta.

Consultar movimientos de resguardo y devolución por empleado

Accesa al módulo Resguardos y devoluciones del menú principal.

Agrupa la malla por “Empleado” (Opción por omisión de fábrica) arrastrando el encabezado de la columna a la sección de grupos. Para más información sobre como utilizar la herramienta de agrupar, consulta Agrupar mallas de información.

Aparecerá el nombre de todos los empleados que tienen o han tenido una o varias herramientas en resguardo. Abre el grupo y verás todas las herramientas que tiene dicho empleado en resguardo, así como las herramientas devueltas.

Como podrá observarse, bajo esta opción aparecen herramientas que tiene en resguardo y herramientas devueltas.

Para ver exclusivamente las herramientas que tiene en resguardo, eliminando aquellos registros sobre herramientas que ya han sido devueltas, utilice la opción de filtro para ver exclusivamente herramientas que aún no han sido devueltas.

Para ello, filtre la columna “Devuelto” marcando la casilla que dice “Ver sólo datos en los que el valor de la columna “Devuelto” sea blanco.

Consultar que empleados tienen una herramienta determinada en resguardo

Accesa al módulo Resguardos y devoluciones del menú principal.

Desagrupa la malla utilizando la herramienta “Quitar grupos”.

Localiza la herramienta que deseas consultar en el listado apoyándote de la herramienta de filtros. Para más información sobre como utilizar la herramienta de filtro, consulta Filtrar mallas de información.

Una vez localizada la herramienta te aparecerán todos los empleados que han tenido bajo resguardo dicha herramienta, incluso aquellos que ya la han devuelto.

Para ver exclusivamente los empleados que tienen dicha herramienta en resguardo, utilice la opción de filtro para ver exclusivamente herramientas que aún no han sido devueltas.

Para ello, filtre la columna “Devuelto” marcando la casilla que dice “Ver sólo datos en los que el valor de la columna “Devuelto” sea blanco.

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