What is physical inventory?
Al igual que el programa inventario de repuestos, el sistema de control de herramientas cuenta con una función para facilitar la realización de inventarios físicos.
Physical inventory is a manual count of the products in a store.
Es necesario hacerlo cada cierto tiempo, de manera que se puedan identificar, revisar y contrastar las existencias que están registradas con las que realmente hay. Es decir, un inventario físico sirve para comparar el stock real con las cantidades que hay en el sistema.
The purpose of a physical inventory is:
- Calculate what items to match in number and which are not
- To locate the possible origins of the descuadre
- Detect leaks and broken items or defective
Dado que no se puede detener los trabajos de mantenimiento en una empresa, cerrar el almacén de herramientas por uno o varios días para realizar dicho inventario físico no es una opción.
La función para la realización de inventarios físicos resulta sumamente práctica, ya que permite realizar el conteo por partes sin paralizar el almacén.
Generar nuevo inventario físico de herramientas
El proceso para realizar un inventario físico desde el sistema de control de herramientas, inicia con la creación de un documento de inventario físico que contiene las herramientas que se van a inventariar. Podría ser por ejemplo, las herramientas localizadas en un pasillo o anaquel determinado.
Para crear un nuevo documento de inventario físico, selecciona la acción de physical inventory located in the submenu of the module movements of input and output.
El sistema solicitará que indiques el almacén y las herramientas que deseas inventariar marcando la casilla de selección. Podrás imprimir un listado con las herramientas a inventariar para entregárselo a la persona encargada de hacer dicho conteo.
Las herramientas que se encuentren dentro de un documento de inventario físico son bloqueadas por el sistema. No obstante, si el almacenista requiriera o tuviera la necesidad de hacer un movimiento de salida puede hacerlo y en automático el sistema dará de baja la herramienta del listado de productos a inventariar e inventariarla más tarde.
The next step is to register in the program data obtained in the physical count.
Una vez registrado el conteo físico total o parcial podrás ir liberando las herramientas que ya fueron inventariados. Las herramientas liberadas desaparecerán del listado.
Podrás también guardar el avance en el inventario físico y reanudar posteriormente usando el tabulador “Cargar inventario físico”.
Liberar herramientas inventariadas y crear de movimientos de ajuste
Conforme vas registrando las existencias resultado del conteo físico, las herramientas son agrupadas en 4 categorías:
| Category | Action to perform |
|---|---|
| 1. RECORDS WITH NO DIFFERENCES IN THEIR INVENTORY |
|
| The physical count is equal to the amount documented in the program. | Click Validate inventory physical records without differences.
All the parts already inventoried, and that showed no differences will be released and removed from the list. |
| 2. RECORDS WITH DIFFERENCES IN THEIR INVENTORY | |
| The physical count is different to the amount that is documented in the program. | Click Generate movements of setting records with differences in their inventory
Se generará un movimiento de ajuste para hacer coincidir las existencias del programa con el stock físico. El movimeinto de ajuste utiliza el método de costeo predeterminado para calcular el monto del movimiento. Las herramientas involucradas serán liberadas y eliminadas del listado. |
| 3. RECORDS ARE NOT INVENTORIED | |
| Son herramientas que no han sido contadas físicamente pero se incluyeron en el documento de inventario físico. | Performs the count and record the data obtained, or, click on Delete records not inventoried para eliminar las herramientas del listado y liberarlos. |
| 4. RECORDS TERMINATED | |
| Una herramienta se da de baja del documento de inventario físico cuando se genera un movimiento de entrada o salida que involucra dicha herramienta. Aún cuando las herramientas se bloquean por el sistema cuando se encuentran en un documento de inventario físico, la realización de los trabajos de mantenimiento no puede parar, por esto, cuando se genera un movimiento con productos que se están inventariando, el programa le muestra una alerta y le informa que la herramienta se encuentra en inventario físico. Si el almacenista decide continuar con el movimiento, el sistema dará de baja la herramienta del documento de inventario físico. | Click Delete records released low para quitar las herramientas del listado y liberarlos, or, press Create a physical inventory with the records given to low para quitarlos del listado y generar un nuevo documento de inventario físico con las herramientas que se dieron de baja del inventario. |
Cuando el listado de herramientas del documento de inventario físico se encuentre vacío, habrás concluido con el inventario físico.
Para cada herramienta inventariada quedará grabada la fecha y la hora en la que se registró en el sistema su último conteo físico.
By clicking End and save you'll be able to save the progress in the physical inventory, and resume it later, using the tool “Load physical inventory”.
Upload physical inventory previously initiated
El inventario físico lo puedes realizar por partes, es decir, puedes capturar la información de un grupo de herramientas, guardar la información y continuar trabajando en el inventario físico en otro momento. También cuando se realiza el inventario físico llenando manualmente el documento impreso, debes ingresar al inventario previamente inicializado correspondiente para ingresar la información al sistema.
Within the tool physical inventoryselect the tab upload physical inventory previamente inicializado que se encuentra en la parte superior de la pantalla. Esta pestaña muestra todos los documentos de inventario físico que se encuentran abiertos. Los inventarios físicos se encuentran agrupados por la fecha de inicio. Al expandir el grupo podrás observar las herramientas que se contienen en ese documento de inventario.
Selecciona el documento de inventario físico que deseas cargar y al presionar following it will display the mesh modifiable to continue capturing the physical inventory.
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Server IP, user name and password of the database engine
Today, virtually all companies have at least one IT professional who is responsible for, among many other functions to manage the data and servers of the company. Among their functions include the administration of a database engine, which, for security reasons, has access by means of a user name and a password. If not, any person could enter the network, and provide high-databases, query, modify and even delete confidential information of the company.
For example:
| DATABASE ENGINE | ADMINISTRATOR USER BY DEFAULT | PASSWORD (Known only to the manager of IT) |
| MySQL | root | ****** |
| Microsoft SQL-Server | sa | ****** |
| Oracle | System | ****** |
| MariaDB | root | ****** |
| Firebird | SYSDBA | ****** |
When you create a database, or a new connection on the MP, the program prompts you for the server name or IP where you will create or is the database to which you want to connect to, as well as a user name and password.
The username and password that here we ask, are precisely those that allow access to the database engine permissions privileges to create the database.
Now, the administrator of the database can also create different user accounts to allow access to more people by giving them privileges and permissions custom.
With the aim of not to use the administrator user of IT and its respective password each time that the department of maintenance required to create a database or a connection to an existing database, it is recommended that the IT administrator create a user account specifically for the maintenance department.
A single user account to the database engine is sufficient for the creation and connection of multiple databases.
The username and password that here is requested, you do not have any relationship with the licenses of use are acquired or the amount of users that can access the database, so that a single user account can be enough, because in this case it refers specifically to the user and password of the database engine.
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